Doklady
Využití dokladů v Optimiku je volitelné - ani pro výdej materiálu ze skladu po jeho odeslání do výroby není potřeba využít Výdejku, Optimik materiál ze skladu odepíše automaticky. (Pokud máte nastavenou možnost ukládání odřezků z materiálu do skladu, tyto se také přijímají do skladu automaticky).Pokud si kliknete na záložku Doklady v hlavním menu Optimiku, otevře se Vám obrazovka, která má ve své horní části záložky s názvy výchozích dokladů, které se v Optimiku nacházejí. Pokud byste potřebovali přidat další typ dokladů, stačí stisknout pravé tlačítko myši a v kontextovém menu zvolit možnost Přidej (případně kliknout na některý z existující typů dokladů a zvolit možnost Duplikuj, pokud je potřeba výchozí typ dokladu pouze pozměnit).
Pokud Vám nevyhovuje obsah některých položek ve výchozích dokumentech, je možné je doplnit nebo změnit pomocí kliknutí pravým tlačítkem myši na záložku daného dokumentu a výběrem možnosti Oprav.
V okně, které se otevře, si můžete změnit takřka všechna nastavení daného dokladu. Důležitá jsou zde políčka:
- Skladové položky na dokladu, kde si musíte zvolit z navržených možností, jestli daná položka ovlivňuje nebo neovlivňuje zůstatek položky na skladě.
- Úhrada dokladu je náš příjem/výdej/nehradí se, kde výběrem možnosti stanovíte, jestli a jakým způsobem ovlivňuje tento doklad Vaše příjmy/výdaje
Pro první dva doklady se Vás Optimik dotáže na číslo dokladu, od třetího je již číslování automatické.
V horní části okna, které se Vám otevře, vložíte potřebné údaje. V druhém řádku v levém sloupci je možné zadat jinou, než výchozí měnu a aktuální směnný kurs, kterým se přepočítají položky v dokladu a ve které bude doklad vystaven.
Po vyplnění všech potřebných údajů je možné zadat text dokladu a následně přidávat jednotlivé položky. Toto je možné buď přímo vepsáním názvu položky, její ceny, počtu kusů atd., nebo se kliknutím na obrázek s vysokozdvižným vozíkem přepnete do skladu, kde si vyberete položku a údaje o ní se automaticky načtou.
Jako zajímavá doplňková možnost se nabízí kliknutí pravým tlačítkem na záložku v horní části okna Položky. (Po dvojím kliknutí na záložku je možné vložit její název.) Po kliknutí na zelené tlačítko (+) se vytvoří další záložka.
Toto rozdělení položek dokladu na části je nápomocné hlavně pokud chcete vyfakturovat větší zakázku, která se skládá z logických celků - např. nábytek do různých místností. Ve faktuře budou tyto části opticky rozčleněny.
Pokud máte zadanou položku v dokladu, pomocí kliknutí pravého tlačítka myši si můžete zvolit možnost Přidat podpoložku.
Položka a její podpoložky jsou navzájem propojeny. Pokud změníte množství hlavní položky, automaticky se změní příslušným způsobem množství podpoložek. Pokud se změní cena podpoložky, automaticky se přepočítá cena hlavní položky. Jak v položkách dokladu, tak v tištěné podobě dokladu, jsou podpoložky napsány šedou barvou, aby byly také opticky odlišeny od hlavních položek.
Ve spodním okně Rekapitulace můžete po kliknutí pravým tlačítkem myši vybrat možnost Uhrazeno zálohami a dopsat již uhrazenou částku, která se z výsledného dokumentu automaticky odečte.
V dolní části dokladu ještě máte možnost vyplnit políčko Související doklad (pokud doklad vznikl kopírováním z jiného - na tuto možnost se ještě podíváme - políčko se vyplní automaticky), případně si zvolit možnost vytisknout doklad v jiném jazyce.
Pozn. Optimik má k dispozici překlady pouze některých výrazů / frází. Pro vytištění kompletního dokladu v cizím jazyce je potřeba chybějící výrazy / fráze doplnit ručně do slovníčku (naleznete jej v hlavním menu Optimiku Ostatní / Slovník pro doklady). Při dalším použití si program již zadané výrazy bude pamatovat.
Pokud vytvoříte pouze textový doklad bez položek, je možné cenu v okně Rekapitulace zadat ručně.
AUTOMATICKÉ VYTVÁŘENÍ DOKLADŮ
V každé položce hlavního menu v modulech Nabídky, Zakázky a Výroba je v horní části obrazovky tlačítko Vytvoř doklad.
Nabízené menu je odlišné, pokud tlačítko stisknete v záložce Nářezové plány.
Pro všechny ostatní záložky se Vám otevře výběrové okno, ve kterém si můžete zvolit typ dokladu, který si přejete vytvořit. V prostřední části okna je možnost výběru, jestli chcete vytvořit úplně nový doklad, nebo přidat položky do již existujícího dokladu.
Ve spodní části okna si můžete vybrat, jestli chcete do dokladu vložit volné nebo vázané položky.
- Volné položky - dokladů s volnými položkami si můžete vytvořit téměř neomezené množství. Jedná se o doklad typu nabídka, který slouží pouze jako nezávazná nabídka pro zákazníka. Po vytvoření tohoto dokladu nedochází ke změnám ve stavu položek na skladě a nedochází na jeho základě k peněžním tokům.
- Vázané položky - možnost jejich volby je pouze v modulu Zakázky. Po výběru této možnosti se položky ze zakázky provážou s vystaveným dokladem a pokud změníte počet výrobků v dokladu, zpětně tím ovlivníte počet výrobků uvedený v zakázce. Můžete si zvolit, jestli tyto položky mají být považovány za expedovány, zkontrolovány nebo fakturovány. (Přehled všech dokladů souvisejících s konkrétním výrobkem naleznete v záložce Zakázky/Expedice).
Nakonec si ve spodní části okna můžete zvolit slevu, kterou chcete na daný doklad použít.
Doklady k nářezovým plánům
Pokud si zvolíte možnost vytvoření dokladu v záložce Nářezový plán u Nabídky nebo Zakázky, nabídne se Vám pouze možnost vytvoření zjednodušené kalkulace. Po zvolení typu dokladu a případném zadání slevy si ještě volíte možnost pro zacházení s kalkulací odřezků:
KOPÍROVÁNÍ DOKLADŮ
Pokud se přepnete do záložky Doklady v hlavním menu Optimiku, máte tady k dispozici tlačítko Kopíruj doklad.
Začnete tím, že kliknete myší na doklad, který chcete zkopírovat. Po stisknutí tlačítka pro kopírování se Vám objeví okno, ve kterém si zvolíte, jaký typ dokladu chcete vytvořit.
Otevře se Vám dialogové okno, kde si vlevo dole můžete zvolit, jestli budou původní a nově vytvořený doklad propojeny. Pokud zatrhnete tuto možnost, číslo nově vytvořeného dokladu se automaticky načte do políčka Související doklad v původním dokladu a naopak.
V pravé části okna si zase můžete zvolit, jestli a jaká částka z nově vytvořeného dokladu se promítne do rekapitulace v dokladu a jestli zkopírované položky mají nebo nemají vliv na stav zásob.
